Setiap karyawan pada saat tertentu perlu menyatakan gagasan maupun keluh kesah yang dihadapi di tempat kerjanya. Bahkan sebagai karyawan yang tidak berhubungan langsung dengan khalayakpun suatu saat pasti akan diminta oleh atasannya untuk menyatakan ide maupun laporan hasil kerja dalam bentuk presentasi.
Bila kita bicara tentang presentasi pasti banyak sekali komentar yang meluncur dari teman sekerja kita. Ada yang menganggap presentasi sebagai media komunikasi yang efektif, tetapi tidak sedikit pula yang merasa bahwa presentasi merupakan momok yang bikin kita tak tenang dan gelisah berhari-hari. Lalu, bagaimana mempersiapkan dan melakukan presentasi yang efektif?
Menurut Siswanto Sutojo (2003) ada tips agar kita bisa efektif dalam menyampaikan presentasi, yaitu :
1. Mengenali Bentuk dan Tujuan Presentasi.
Bentuk presentasi yang pendek, misalnya : memperkenalkan Manager baru, mengucapkan terima kasih atas kedatangan tamu,dsb. Sedangkan bentuk presentasi yang panjang, misalnya : training, seminar, lokakarya atau pertemuan organisasi.
Tujuan Presentasi ada 3, yaitu Informatif, Persuasif dan Menghibur pendengar.
2. Menguasai topik yang dipresentasikan.
Topik presentasi yang terbaik adalah yang berkaitan dengan : latar belakang pendidikan dan profesi pembicara, minat mayoritas audience dan latar belakang penyelenggaraan presentasi.
3. Yakin bahwa topik presentasi bermanfaat bagi audience.
4. Mengetahui latar belakang audience yang menghadiri presentasi.
Pembicara haruslah mengetahui hal-hal yang berkaitan dengan audience, misalnya : jumlah yang hadir, usia, profesi, pendidikan, pengetahuan dan sikap mereka terhadap topik presentasi.
5. Menguasai bahasa pengantar yang dikuasai audience.
Gunakan bahasa pengantar yang sesuai dengan keadaan audience dan hindarkan kata-kata atau istilah asing yang sulit diterima oleh audience.
6. Jujur, sabar, penuh percaya diri.
Mengutarakan isi presentasi apa adanya, berikan kelebihan dan kelemahan dari gagasan yang dipresentasikan. Sabar menghadapi audience yang bertanya ataupun yang mengkritik topik presentasi. Jujur pada audience bila belum dapat menjawab pertanyaan audience.
7. Menarik perhatian.
Menggunakan alat bantu white board, papan tulis atau audiovisual yang sesuai dengan topik presentasi, misalnya menggunakan slide projector, film, video, dsb.
8. Menutup presentasi.
Meringkas hal-hal yang penting dalam presentasi, menghimbau audience untuk melakukan sesuatu, mensitir pendapat pakar yang selaras dengan topik presentasi atau bercerita tentang sebuah kisah yang berkaitan dengan presentasi.
Selanjutnya, yang tidak kalah penting adalah mempersiapan presentasi dengan berlatih di depan cermin. Mengatasi demam panggung dengan 2 cara yaitu mengabaikan kegelisahan dengan menguasai materi dan sebelum presentasi tariklah nafas panjang dan hembuskan kembali sebanyak 6 kali. Selamat mencoba !!
(Poendjoel-Iffah ; sumber : “Komunikasi Bisnis Yang Efektif” - Siswanto Sutojo,2003)